個人情報保護への取り組み
個人情報保護への取り組み
株式会社KIS(以下「当社」と呼びます。)は従来から、経済産業省から『電子計算機システム安全対策認定事業所』としての認定を受けて、これまで一貫して安全なサービスをお客様などに提供しており、「公共」、「医療・福祉」、「製造」、「民需・流通」等の多用な業種へのシステム導入及び「クラウド」「セキュリティ」「データセンター」等の豊富なITサービスを提供することにより、お客様ビジネスを下支えする活動を行っております。
さらに平成15年10月には情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を認証取得してセキュリティ確保も一段と向上させております。そうした中で個人情報(個人番号を含む、以下同様)を適切に保護することが重要な社会的責務であるとの考えに立ち、以下に当社の『個人情報保護方針』を定め、実行し、かつ維持いたします。
個人情報保護方針
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1.
当社は、『個人情報保護への取り組み』に記載している業種へのシステム導入及びITサービスを提供する上で、適切に個人情報を取得し、個人情報取得時に明確にした利用目的の範囲で利用いたします。個人情報保護マネジメントシステムに従い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いを行わないようにいたします。また、法令等で定める場合を除き、本人の同意なしに第三者に提供・開示は致しません。
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2.
当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
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3.
当社が管理している個人情報については、必要かつ適切な安全管理措置(セキュリティ対策)を行い、個人情報の滅失またはき損の防止及び是正に努めます。
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4.
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に対し、適切な対応を行います。
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5.
当社は、JIS Q 15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
- 制定日：2005.10.31
- 改定日：2024.05.13
- 株式会社 KIS PMS執行責任者 代表取締役 平木 実
なお、当社で扱っております個人情報についてのお問い合わせは次のように対応しております。
■業務に関する場合：担当業務部門
■その他の場合 ：経営管理部 （TEL 096-379-2231）
個人情報に関する事項の通知
当社は業務の範囲内で「個人情報」をお預かりする場合があります。その際、当社では、「個人情報と利用目的」の範囲を越えて個人情報を利用することはありません。ただし、利用目的を別途通知等する場合はこの限りではありません。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先は「開示等および苦情の申し出先」をご覧ください。
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1.
事業者の名称 ： 株式会社 KIS
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2.
管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護管理責任者 松本 正至 連絡先：電話096(379)2231 -
3.
すべての個人情報と利用目的は、「1.個人情報と利用目的」をご覧ください。
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4.
個人情報についての利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求め（以下「開示等の求め」という。）に応じる手続きは、「3.開示等の求めに応じる手続き」をご覧ください。
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5.
当社の行う保有個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先は「4.開示等および苦情の申し出先」をご覧ください。
個人データの安全管理措置
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1.
基本方針の策定
当社は、『個人情報保護方針』を定め、個人情報保護に対する基本的姿勢や考え方を示します。 -
2.
組織的安全管理措置
当社は、個人データの取扱いや取扱い状況の監視体制を整備します。
また、内部規定を整理し、個人データの取扱いや漏洩等の事案に対する具体的な対応手順を明確にします。 -
3.
人的安全管理措置
当社は、個人情報保護方針や内部規定についての教育を従業員に定期的に実施致します。 -
4.
技術的安全管理措置
当社は、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止を行い、個人情報漏洩防止に努めます。 -
5.
物理的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に伴う漏えい等の防止を行い、個人情報漏洩防止に努めます。
1. 個人情報と利用目的
当社では、当該利用目的を達成するため以外に個人情報を第三者へ提供することはありません。第三者へ提供する際には、あらかじめその旨をお知らせいたします。
| 個人情報の区分 | 利用目的 |
|---|---|
| (1) お客様およびお取引先の皆様に関する個人情報 | ・お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等のため ・保守･サポート・サービスの提供のため ・商品･サービスの情報や宣伝物等のご提供のため ・商品･サービスの提案、販売、販売･サービス窓口のご紹介のため ・セミナー･展示会等のイベントご案内のため ・より良い商品･サービス開発のための調査･分析のため |
| (2) イベントに参加された皆様に関する個人情報 | ・連絡、イベントの関連情報のご提供のため ・関連商品またはサービスのご案内等のため |
| (3) 入社希望の皆様に関する個人情報 | ・連絡、就職活動に関する情報の提供および採用選考のため |
| (4) 当社へお問い合わせまたは当社を来訪された皆様に関する個人情報 | ・連絡、対応管理、関連資料の送付等のため ・セキュリティ対策のため |
2. 個人番号及び特定個人情報の利用目的
当社が取得し保有する特定個人情報の利用目的は、番号法で定める個人番号関係事務の範囲とし、次のとおりです。
※特定個人情報：個人番号（マイナンバー）及び個人番号を含む個人情報
| 特定個人情報の区分 | 利用目的 |
|---|---|
| (1) お取引先の皆様に関する特定個人情報 個人事業主（不動産オーナー、研修講師等） |
報酬、料金、契約金、不動産の使用料等の支払調書を含む法定調書関係事務等 |
| (2) 当社の株主の皆様に関する特定個人情報 | 配当等の支払調書を含む法定調書関係事務等 |
| (3) 当社の従業員等の扶養家族に関する特定個人情報 当社の従業員及び役員の扶養親族、国民年金の第3号被保険者等 |
源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、国民年金の第3号被保険者届出事務等 |
3. 開示等の求めに応じる手続き
3. 1 「開示等の求め」の申し出先
開示等の求めのご請求は、「4.開示等および苦情の申し出先」宛へ郵送でお申し出ください。
＊開示等のご請求につきましては、郵送以外のお申し出（直接来社頂いての請求およびメールでの請求等）による方法では、お受けできませんのでご了承ください。
3. 2 開示等の求めの方法
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（1）申請書類について
開示等の求めを行う場合は、当社所定の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封して、「個人情報等に関する連絡先」宛へご郵送ください。
なお、ご提出いただきました書類に不備がある場合は、ご返送させていただくこともございますので、書類の記載内容をよくご確認の上、郵送してください。
開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせていただきます。代理人による場合、下記必要書類1)、2)に加えて代理人を証明する書類３)を同封の上、担当窓口にご郵送ください。
＊申請書にご記入いただきました情報に関してのみ、確認させていただきます。-
1） 当社所定の申請書
『保有個人データ及び第三者提供記録の開示申請書』（PDF形式：51KB）
『保有個人データの利用目的の通知申請書』（PDF形式：50KB）
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2） 本人確認のための書類
A.開示等の求めをする方が個人の場合
以下のご本人であることを証明するいずれかの書類１点
なお、これらの書類には開示等の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名および住所と同一の氏名および住所が記載されている必要があります。
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。・運転免許証
・パスポート
・健康保険の被保険者証
・外国人登録証明書
・住民基本台帳カード
・住民票の写し[注１]
・外国人登録原票の写し[注１]
[注1]の書類につきましては、開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたものに限ります。
またコピーは不可となります。その他の書類はコピー可です。B.開示等の求めをする方が企業、その他の団体内個人の場合
・勤務証明書
・在籍証明書 -
3） 代理人確認のための書類
A.親権者もしくは成年後見人からの申し出の場合
以下の資格を証明するいずれかの書類１点
開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたものに限ります。またコピーは不可となります。
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。・戸籍謄本
・戸籍抄本
・家庭裁判所の証明書
・登記事項証明書 等
及び親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類（前記 ２）①）B.本人が委託した代理人の場合
以下の書類点・委任状（本人の署名捺印）１通
・委任状に押された本人の印鑑と同一の印鑑証明書 １通
・代理人を確認するための書類（前記 ２）①）
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（2）「開示の申請」または「利用目的の通知の申請」に対する手数料について
「開示の求め」または「利用目的の通知の求め」を行う場合は、以下の金額の郵便切手を同封ください。
回答に当たっては、メール又は配達記録にて実施させていただきます。１回の申請毎に ５００円
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（3）開示等の求めに対するその他の注意事項
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1） 所定の申請書類に不備があった場合、または個人情報保護法上の除外事項に該当する場合等は、開示等の求めに対応できず、非開示となることもあります。
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2） 開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲でのみ取扱うものとします。
開示等の求めに際しご提出いただきました書面は返却致しません。 -
3） 申請書の記載住所のご申請者本人宛（日本国内）に、書面によってご回答させていただきます。
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4） お問い合せの内容によっては、回答にお時間をいただく場合もございます。
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5） 個人情報の消去の求めの場合、当該個人情報に対する措置をした上で個人情報の消去の求めの申請書、本人確認の書面、回答書の写しは保管させていただきます。
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6） 個人情報の消去の求めの結果、当該の個人情報に対するサービス等はご利用いただけなくなることをあらかじめご承知おきください。
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3. 3 開示等の非開示理由
以下に定める事由に該当する場合は、請求された個人情報の全部または一部の開示を行わないことがありますので、あらかじめご了承ください。なお、開示等を行わない場合には、その旨と理由を通知いたします。その場合は、お預かりした手数料はご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。
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1）請求用紙に記載された住所、本人確認資料に記載された住所ならびに当社にお届けいただいている住所が一致しない等、ご本人および正当な住所の確認が困難なとき
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2）代理人の申請に際して、代理権を確認できないとき。
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3）請求用紙の記載に不備があったとき。
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4）開示等の請求の対象が「個人情報」に該当しないとき。
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5）その他法令等に定める場合に該当するとき等
4. 開示等および苦情の申し出先
開示等お求めおよび苦情のお申し出は、お客様の情報を取得しましたそれぞれの担当窓口にお申し出ください。
窓口が不明な場合の個人情報等の取り扱い、開示等の請求に関するご質問については、下記の窓口までお申し出ください。その場合、ご本人からのお問合せであることを確認させていただきますので、あらかじめご了承ください。
社内窓口
窓口名 ：株式会社KIS 経営管理部長
住 所 ：〒861－4108 熊本市南区幸田１丁目６番２７号
電話番号 ：096－379－2231
受付時間 ：月曜日～金曜日 9時～17時（昼休み 12時～13時を除く）
（年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く）
社外窓口
名称 ：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の申出先 ：一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体 事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565
フリーダイヤル：0120-700-779（※受付時間 平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:00）
5. 個人情報保護方針の内容についてのお問い合わせ先
個人情報保護方針の内容についてのご質問については、下記の窓口までお申し出ください。
窓口
窓口名 ：株式会社KIS 経営企画部
住 所 ：〒861－4108 熊本市南区幸田１丁目６番２７号
電話番号 ：096－379－2231
受付時間 ：月曜日～金曜日 9時～17時（昼休み 12時～13時を除く）
（年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く）
